今回は私が企業へメールを送った時に「この文章入れておけばよかった～…」となったねぎらいメッセージをお見せします。ねぎらいメッセージがあるだけで、メールの印象が一気に柔らかくなり、相手へのお願いが通りやすくなったり良い印象を与えることができます。また、ねぎらいメッセージのことを「クッション言葉」とも呼びます。クッション言葉の方がメジャーな表現かもしれません。一文添えるだけならタダなので、ビジネスメールを送る時には忘れず入れてみましょう！
クッション言葉をつかうメリット
1. 相手に配慮を示し、印象を良くする
クッション言葉を使うことで、相手に対して丁寧な印象を与え、良好な関係を築くことができます。特に、依頼や催促、謝罪の場面では、ストレートな表現よりも柔らかく伝えることができ、相手に不快感を与えにくくなります。
例：
×「資料を送ってください。」
〇「恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。」
2. 依頼や指示をスムーズに伝えられる
ビジネスシーンでは、依頼や指示を行う機会が多いですが、直接的な表現では冷たく感じられることがあります。クッション言葉を使うことで、相手が快く対応しやすくなります。
例：
×「この点を修正してください。」
〇「可能でしたら、この点をご修正いただけますと幸いです。」
3. ネガティブな内容を和らげる
お断りや注意、修正依頼など、相手にとってマイナスの印象を与える内容を伝える際、クッション言葉を加えることで、角が立たずスムーズに伝えられます。
例：
×「この提案は採用できません。」
〇「大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただければと存じます。」
4. 誤解を防ぎ、トラブルを回避する
ビジネスメールは顔が見えないため、意図が伝わりづらいことがあります。クッション言葉を入れることで、誤解を防ぎ、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
例：
×「納期を変更します。」
〇「恐縮ですが、納期を変更させていただきたく存じます。」
5. 相手に心理的負担をかけにくい
強い表現を避けることで、相手がプレッシャーを感じにくくなり、前向きに対応してもらいやすくなります。
例：
×「早急に対応してください。」
〇「お忙しいところ恐縮ですが、早めのご対応をお願いできますでしょうか。」
お願いするときに使えるクッション言葉
- 「恐れ入りますが、～」
- 「お手数をおかけしますが、～」
- 「ご面倒をおかけいたしますが、～」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、～」
- 「もし可能でしたら、～」
プラスで何かを教えてほしいときは「ご教授いただけますと幸いです」等をクッション言葉のあとにつなげるとより丁寧です。
催促するときに使えるクッション言葉
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までにご返信いただければ幸いです」
- 「先日お送りした件について、念のためご確認いただけますでしょうか、～」
- 「ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします」
- 「お手すきの際に、ご対応いただければ幸いです」
- 「先日お送りしたメールのご確認はお済みでしょうか？何かシステム上の手違いでメールが届いていない可能性がありますのでお手数ですが再度送信していただけますでしょうか」
→こちらは相手のせいではなく、メールのシステムのせいで遅れているのではないか？という高度テクニックです。
断るとき・難しいことを伝えるときに使えるクッション言葉
- 「恐れ入りますが、～」
- 「お手数をおかけしますが、～」
- 「ご面倒をおかけいたしますが、～」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、～」
- 「もし可能でしたら、～」
- 「あいにくですが、～」
- 「申し訳ございませんが、～」
- 「残念ながら、～」
- 「大変恐縮ですが、～」
- 「せっかくのご提案ですが、～」
- 「ご期待に添えず、たいへん申し訳ないのですが、～」
- 「勝手を申して、たいへん恐縮なのですが、～」
まとめ
いかがでしたでしょうか?目上の方や企業にメールを送る時、この文章で失礼がないか不安になりドキドキしますよね。クッション言葉を取り入れれば、相手に敬意や思いやりの気持ちが伝わって温かい目でメールを受け取ってくれると思います！得しかないのでぜひクッション言葉を使ってみてくださいね。
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